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こだわり手帳活用 手帳の紙の厚み

2010年11月30日

会社の手帳にメモして、1週間。

どうもおかしい。ある特定の1ページの右下がクルんとカールしている。

よくめくるためにそうなったんだ。

そのページとは、やることリストをまとめたページでした。

毎日やることメモをこの同じページに書いては、消してを繰り返すうちに

こんなにカールしてしまった。

カールしないためには、

「手帳の紙はもっと硬くて厚みがあった方が良い。」

ということです。

そもそも厚くても、繰り返しめくっていたら、いつかはカールしますけどね♪





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こだわり手帳活用 手書きメモの方式 - 手帳選定に向けて -

2010年11月28日

手書きメモをする対象ですが、

 会社の手帳、市販のシステム手帳、大学ノート etc..

会社の手帳ですが、これは会社によって異なると思いますが、私の会社の手帳は、とにかく

白紙のノートページが多いです。カレンダーは手帳の頭に方にあって、あとは全て白紙の

ノートページです。

今日発生したことを、白紙に今日の日付を書いて、そこへ記入します。

今日書いたことは当然今日中に終わらないものも含まれます。

とにかく、即座に書くことはできるけど、メモして忘れる効果が出ていない

ような気がするのは何故?

やらなくてはならない事項が白紙ページの各日付のところに点在していて、整理された

気がしない。書いたので安心してしまえば良いが、あとから見返そうとしてもどこに

書いたかな?なんて前のページを頻繁に遡ってみることになりかねない。最悪はそのまま

忘れ去られてしまうのでしょう。これでは「忘れるためだけにメモをとる」という意味の

ないことになってしまいます。では、やることだけは、やることリストにだけまとめて

書くようにしてみた。

試行1日目、2日目・・・

なんとなくやることが一目できるし、このリストに書いておけば、みれば思い出せる。

沢山やることが発生したら、とりあえずここに書いて今は忘れようと試みた。

確かに忘れられて、今の仕事に集中できるようになる。これは間違いない。

メールとか沢山きますよね。いちいちそれを開くたびに、その順で処理していたら

いつまでもやらなくてはならない仕事が後回しになります。そんなときにも

「メールに対して返事を書く」ということを、やることリストに書いて、メールは

閉じる。これでメモには残って、頭から消えた。

このとき、簡単に返信できるメールはその場で応答した方が良いと個人的には思います。

全てのメールでメモしていては手間ばかり増えるだけです。

メモするメールは、返信に時間を要するもの(資料を作成して添付する必要がある。

自分の考えがまとまっていないのでそれをまとめないと返信できない。安易に返信すると

話がややこしくなる)です。また返信に時間を要する場合では、「また後で返信します」

と先にメールしておけば、なお良いと思います。

「忘れるためにメモする」は現代の電子メールシステムとも
連動しなければなりません。



  



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こだわり手帳活用 PDA手帳は使えるか?

2010年11月23日

とにかく、メモして忘れたいので、メモ入力は即座にできることが望ましい。

前回考えたとおり、ノートパソコンであっても、常に持ち歩いて入力したい時に

即座に入力することは難しい。

起動が高速で、ペンで手書き入力もできるPDAはどうでしょうか

PDAという小型電子デバイスの強みは何でしょう。

■強み■

 (1)基本はパソコンなのでデータの電子化に強く、後で情報を再利用できる可能性は高い。

 (2)小型なので持ち歩くのは苦でない。

 (3)メモ機能だけでなく、アプリ次第で他の使い方が無限大。

 (4)他システムで電子化された情報(メール、スケジュールなど)と連動できる可能性が高い。

非常に魅力的な強みがあると思います。一方、

■弱み■

 (1)メモ入力状態になるまでの起動が速いとはいっても、やはり紙と鉛筆の手書きと

  比較すると入力開始までに時間がかかる。

 (2)アプリがいろいろあるので、情報の種類毎に入力方法(データの形、入力先)を定型化

  できてしまう。そのため、逆に特殊な型の情報が入って来たとき、入力の仕方を考える

  必要がでてくる。そのため、即座にメモることができない。このような場合、結局PDA

  の手書き機能を使って情報をメモる形になってしまう。そうすると、上記強みの(1)は

  効果が薄れてしまいます。

 (3)PDA自体は小型だが、電池の心配をして、予備バッテリー、充電器、USBケーブルなど

  付属品が大荷物になることがある。

やはり(2)で説明したように電子化デバイスへの入力は、何となく情報が後で使えるよう

に考えてしまうため、即座にメモすることができないのではと考えています。

「メモは即座に入力できないといけない」

と思います





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こだわり手帳活用 エクセルをメモに活用

2010年11月22日

忘れるためのメモについて最初は下のように考えました。

・毎日押し寄せてくる業務に対して、いちいち手書きなんてしていられない。

・手書きした情報は電子化されないので、再利用するとき不便である。

という結論から「マイクロソフトエクセル」にメモすることにしました。

業務が発生すれば、その場でxlsファイルへ入力・保存を行います。

業務が終われば、その行をグレーにしたりして。

その日が終わったら、その日の未完業務を次の日のやることリストに

コピー&ペースト

これこそがパソコンだからこその強みです。

強みの反面、弱みもあります。

・パソコンを持っていない場面では、発生した業務をすぐにメモれない。

 とりあえず、ノートに手書きしておいて、後からパソコンに転記。

・自宅で嫁にプライベートのことで、平日早く帰れるかを聞かれた。

 その日って忙しかったかな?会社のパソコンのエクセルファイルメモ
  
 を見ないと答えられない場面があったり。

つまり、パソコンを肌身離さずもっていないと、このようなことが起きます。

しかし、会社のあらゆる打ち合わせ、常にプライベートで自宅にパソコン

を持ち込むことは困難です。それを無理にしたとき、常に片手に電源ON状態

のパソコンを載せたウエーターになってしまうかもしれません

「メモは、会社パソコンのエクセルへ入力していては回らない」





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